Politica de Confidențialitate

Declarații privind confidenţialitatea

Considerăm că un aspect esențial al unui parteneriat este respectarea unor principii etice. Comportamentul etic, adoptat încă de la înfiinţarea companiei, nu ţine doar de punerea în acord cu cerinţe legislative ci se extinde şi cuprinde principii de siguranță, informare, integritate și responsabilitate socială.

Principiile etice după care noi ne ghidăm sunt următoarele:

Toate informațiile primite de la partenerii companiei vor fi tratate ca fiind confidențiale și nu vor putea fi utilizate fără acord scris.
Serviciile pe care le oferim sunt adaptate fiecarui partener în parte și urmează unor proceduri de analiză detaliată a necesităților lor.
Respectăm unicitatea fiecărui client, motiv pentru care soluțiile oferite sunt personalizate nevoilor acestora.
Menținem în permanență contactul cu partenerii noștri astfel încât informațiile oferite de noi să reprezinte într-un mod corect și nedistorsionat realitatea
Compania noastra garantează tratarea echitabilă a tuturor partenerilor, indiferent de naționalitate, rasă, statut social, vârstă, sex și orientare sexuală.
Compania urmează cerințele legislative în vigoare.
Compania acționează în interesul partenerilor ei prin realizarea proiectelor la standarde profesionale riguroase.

Aceste principii etice ne garantează nouă şi partenerilor noştri succesul în afaceri. Sunt principii care asigura profesionalismul cu care abordăm fiecare partener și necesitățile acestuia.

Politica privind confidențialitatea datelor personale conform gdpr

1. Definiții

„GDPR”, „Regulamentul” – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului Eurpean și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor, în limba engleză General Data Protection Regulation);

„date cu caracter personal” – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

„date anonime” – reprezintă orice date ale căror origine sau în baza cărora au fost efectuate prelucrări, însă acestea nu pot fi asociate cu nicio persoană vizată identificată sau identificabilă;

„prelucrare” – înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

„operator” – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

„persoană împuternicită de operator” – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

„destinatar” – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării;

„parte terță” – înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal;

„consimțământ” – al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

„încălcarea securității datelor cu caracter personal” – înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

„reprezentant” – înseamnă o persoană fizică sau juridică stabilită în Uniune, desemnată în scris de către operator sau persoana împuternicită de operator, care reprezintă operatorul sau persoana împuternicită în ceea ce privește obligațiile lor respective care le revin în temeiul GDPR;

„reguli corporatiste obligatorii” – înseamnă politicile în materie de protecție a datelor cu caracter personal care trebuie respectate de un operator sau de o persoană împuternicită de operator stabilită pe teritoriul unui stat membru, în ceea ce privește transferurile sau seturile de transferuri de date cu caracter personal către un operator sau o persoană împuternicită de operator în una sau mai multe țări terțe în cadrul unui grup de întreprinderi sau al unui grup de întreprinderi implicate într-o activitate economică comună;

„autoritate de supraveghere” – înseamnă o autoritate publică independentă instituită de un stat membru;

„DPO” – responsabilului cu protecția datelor (în limba engleză, data protection officer);

„DPIA” – evaluarea impactului asupra protecției datelor (în limba engleză, data-protection impact assessment, DPIA);

„transmitere” – înseamnă transmiterea în orice formă a datelor cu caracter personal spre a fi cunoscute și consultate de una sau mai multe părți;

„persoana vizată” – înseamnă persoana fizică la care fac referire datele cu caracter personal;

„difuzare/divulgare” – înseamnă aducerea la cunoștința uneia sau mai multor părți a datelor cu caracter personal, în orice formă, și de asemenea, punerea acestora la dispoziție spre a fi consultate;

„restricționarea prelucrării” – înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;

„creare de profiluri” – înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanţa la locul de muncă, situaţia economică, sănătatea, preferinţele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana fizică respectivă sau deplasările acesteia.

2. Scopul și domeniul de aplicabilitate

2.1. Scopul

Prezenta Politică are drept scop stabilirea principiilor de bază a prelucrării datelor cu caracter personal, metodologia de lucru, precum și reguli pentru Angajați pentru a se asigura confidențialitatea datelor personale în operațiunile de prelucrare a datelor personale efectuate de LandMaris Prod&Cons („Compania” sau „Operatorul”), în conformitate cu legislația aplicabilă.

Respectarea confidențialității datelor cu caracter personal reprezintă o obligație a Operatorului și a Angajaților săi, având în vedere sensibilitatea datelor cu caracter personal prelucrate, dreptul la protecția datelor personale și dreptul la viața privată a persoanelor fizice.

Angajații Operatorului înțeleg și au reprezentarea deplină a faptului că încălcarea confidențialității datelor personale poate conduce la prejudicii fizice, materiale sau morale persoanelor fizice, cum ar fi pierderea controlului asupra datelor lor cu caracter personal sau limitarea drepturilor lor, discriminare, furt sau fraudă de identitate, pierderea confidențialității datelor cu caracter personal protejate prin secret profesional sau orice alt dezavantaj semnificativ de natură economică sau socială adus persoanei fizice în cauză.

2.2. Destinatari

Prevederile prezenței Politici sunt obligatorii pentru salariații permanenți și temporari ai LandMaris Prod&Cons, precum și pentru orice alte persoane care, deși nu sunt salariații LandMaris Prod&Cons, pot fi asimilați unui personal dedicat LandMaris Prod&Cons (toate aceste persoane fiind denumite în acest document în mod generic „Angajați”).

Prezenta Politică va fi considerată ca având caracter general și se va aplica tuturor prelucrărilor efectuate de Operator. Acest document stabilește modul în care vor fi protejate datele personale pe care Operatorul le deține și le prelucrează în îndeplinirea activităților sale comerciale.

În cazul în care se constată existența anumitor aspecte legate de confidențialitate pentru care prezenta Politică nu oferă directive corespunzătoare, Angajații trebuie să solicite imediat consiliere din partea Ofițerului responsabil cu protecția datelor (DPO) Operatorului.

2.3. Sfera datelor personale

Datele clienților

Operatorul prelucrează următoarele date cu caracter personal aparținând clientului și/sau celorlalte Persoane Vizate, astfel cum acestea sunt comunicate:
(i) prin intermediul formularelor de cerere privind acordarea produsului/serviciului solicitat;
(ii) prin intermediul propunerii pentru încheierea contractului;
(iii) prin intermediul comunicărilor transmise Operatorului după data încheierii contractului (în formă scrisă, în formă electronică, completate la întrebările formulate telefonic de angajații Operatorului/Împuterniciți și prin alte procedee acceptate de persoana vizată), precum: prenume, nume, sexul, adresa de domiciliu și de reședința, data nașterii, semnătura, date de contact (adrese, numere de telefon, fax, adrese electronice și nr. de telefon mobil), profesia, locul de muncă, ale clientului sau, după caz, ale Celorlalte Persoane Vizate.

Compania poate colecta și utiliza datele personale ale clienților și potențialilor clienți (de ex. nume, vârsta, data nașterii, adresa, rezidența, e-mail etc.), pentru realizarea scopurilor de afaceri.

3. Principii generale

3.1. Soluțiile de organizare

LandMaris Prod&Cons, în calitate de Operator, a adoptat următoarele soluții de organizare în ceea ce privește confidențialitatea datelor:

aspectele tehnice de securitate a datelor intră în responsabilitatea Serviciului extern IT și trebuie gestionate atât în baza liniilor directoare definite, a proceselor și procedurilor, cât și prin controale efectuate la nivelul sistemelor informatice;
responsabilitatea privind prelucrarea datelor în acord cu prezenta politică revine tuturor Angajaților, Operatorul va asigura măsurile organizatorice necesare implementării prevederilor Regulamentului și Politicii privind confidențialitate datelor, astfel încât prelucrările datelor cu caracter personal să fie efectuate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679;
DPO-ul va instrui angajații LandMaris Prod&Cons astfel încât aceștia să respecte confidențialitatea datelor personale prelucrate, mecanismele de asigurare a confidențialității;
fără prejudicierea celor de mai sus, Operatorul a desemnat un Responsabil cu protecția datelor care va superviza toate activitățile de prelucrare a datelor personale. Indiferent de numirea Responsabilului cu protecția datelor datelor, desemnarea responsabilităților trebuie să reflecte cerințele Operatorului menționate mai sus.

Angajații LandMaris Prod&Cons sunt obligați să respecte Politica de confidențialitate precum și măsurile de prelucrare a datelor cu caracter personal, asigurându-se un nivel adecvat de protecție a datelor astfel prelucrate.

3.2. Prevederi generale

Desfășurarea activității curente a LandMaris Prod&Cons presupune efectuarea de către Angajații LandMaris Prod&Cons a unor prelucrări de date care se supun următoarelor principii:

datele trebuie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent;
datele trebuie colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile inițiale;
datele trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;
datele trebuie să fie exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere;
datele trebuie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal vor fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice;
datele trebuie prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.

Prin măsurile adoptate, operatorul se angajează să implementeze măsurile tehnice și organizatorice necesare asigurării gradului de confidențialitate necesar și securității prelucrării datelor cu caracter personal.

Datele personale vor putea fi colectate, folosite, reținute, transmise și șterse, respectându-se confidențialitatea conținutului acestora, precum și celelalte reguli stabilite în prezenta Politică precum și obligațiile prevăzute în cadrul Regulamentului.

3.3. Securitatea prelucrării

Asigurarea securității prelucrării datelor cu caracter personal implică respectarea unui nivel adecvat al confidențialității datelor și se va face cu respectarea de către Operator a măsurilor tehnice și organizatorice precum:

pseudonomizarea și criptarea datelor cu caracter personal;
capacitatea de a asigura confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și rezistența continue ale sistemelor și serviciilor de prelucrare;
implementarea unor procese pentru testarea, evaluarea și aprecierea periodică a eficacității măsurilor tehnice și organizatorice pentru a garanta securitatea prelucrării.
datele trebuie să fie exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere;

Operatorul va asigura că principiile de mai sus sunt respectate. De asemenea, acesta trebuie să poată dovedi respectarea principiilor și îndeplinirea obligațiilor ce decurg din acestea.

Accesul angajaților la datele personale deținute va fi acordat în baza fișei de post, în funcție de grupul din care fac parte aceștia și de nivelul de securitate la care este arondat. Orice Angajat/Parte terță autorizată/Destinatar care va avea acces la datele personale deținute de Operator doar ca urmare a necesității de a utiliza informațiile respective și va avea obligația de a respecta confidențialitatea acestora și de a respecta măsurile tehnice și organizatorice astfel încât datele prelucrate să fie protejate. În acest sens, activitatea angajaților LandMaris Prod&Cons va putea fi monitorizată pentru a se verifica respectarea conformității cu legile sau normele în vigoare de protecție a datelor personale și cu Politicile de protecție a datelor implementate.

În cazul în care există suspiciunea încălcării prezenței Politici de confidențialitate, incidentul trebuie raportat Ofițerului responsabil de protecția datelor.

Aceta este obligat să ia măsurile necesare conform regulilor legale sau celor stabilite în procedurile LandMaris Prod&Cons.

4. Obligații generale

Operatorul este obligat ca, în desfășurarea activităților sale comerciale, să procedeze cu prudență, să respecte legislația României, să-și protejeze clienții și Celelalte Persoane Vizate, precum și propriile drepturi și interese.

Operatorul colaborează strâns cu orice alte entități aparținând acestuia, cu entități afiliate, prezente și viitoare ale Operatorului.

Angajații LandMaris Prod&Cons sunt obligați să asigure confidențialitatea datelor cu caracter personal în baza Contractului de muncă încheiat și a prezentei Politici de confidențialitate. Nerespectarea Politicii de confidențialitate sau a Contractului de muncă încheiat poate conduce către demararea unor acțiuni disciplinare, inclusiv la desființarea contractului de muncă.

Operatorul își rezervă toate drepturile de a proceda la recuperarea sumelor de bani acordate cu titlu de despăgubire unei persoane vizate, ca urmare a nerespectării de către angajați a Politicii de confidențialitate. Nerespectarea confidențialității datelor cu caracter personal prelucrate poate fi sancționată penal potrivit reglementărilor legale din materie.

Fiecare departament din cadrul LandMaris Prod&Cons are obligația păstrării unei evidențe (întocmire și actualizare) a persoanelor desemnate de LandMaris Prod&Cons să prelucreze datele cu caracter personal, dacă prin natura activităților desfășurate în cadrul Departamentului este necesară prelucrarea de date cu caracter personal.

Prin prezenta Politică se stabilește faptul că managementul LandMaris Prod&Cons are atribuția să supravegheze prelucrarea datelor, inclusiv la buna funcționare a sistemelor informatice utilizate în activitatea de prelucrare și transmitere a datelor cu caracter personal. În exercitarea acestei atribuții, se poate solicita oricărui Angajat informații cu privire la prelucrarea datelor și poate stabili prin instrucțiuni de lucru reguli obligatorii în domeniul prelucrării datelor.

Orice contract încheiat între LandMaris Prod&Cons, în calitate de Operator de date cu caracter personal, și o terță parte, în calitate de Persoană Împuternicită, va trebui să cuprindă clauzele de confidențialitate și prelucrare a datelor cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul.

4.1. Verificarea corectitudinii datelor cu caracter personal

Toți angajații au obligația să verifice datele personale păstrate de LandMaris Prod&Cons din perspectiva acurateței și integralității informațiilor relevante și trebuie să le modifice corespunzător. Ca regulă generală, accesul este limitat la datele utilizate pentru identificarea unei persoane și nu include toate informațiile pe care LandMaris Prod&Cons le păstrează.

4.2. Activități personale

Angajamentul LandMaris Prod&Cons de a respecta drepturile de confidențialitate ale Angajaților nu reprezintă permisiunea de a desfășura activități personale necorespunzătoare în timpul serviciului (ex. calculatoarele LandMaris Prod&Cons trebuie să fie utilizate doar în interes de serviciu). În plus, pentru a asigura securitatea și protecția sistemelor sale IT, Compania are dreptul de acces în toate sediile și, dacă este necesar, de a revizui comunicările și informațiile create de Angajați în timpul activității, în limitele permise de legislația în vigoare.

4.3. Refuzul de prelucrare a datelor cu caracter personal

Orice client are dreptul de a transmite obiecțiuni în legătură cu colectarea, utilizarea și divulgarea datelor sale personale. LandMaris Prod&Cons va evalua obiecțiunile, va lua o decizie în conformitate cu legislația în vigoare și va comunica decizia sa Clientului.

4.4. Transmiterea de informații

Compania va transmite datele legate de clienții săi entităților care aparțin de aceasta doar dacă este necesar sau, dacă este posibil, în conformitate cu legea aplicabilă. Aceste entități vor adopta orice măsuri de precauție menite să asigure legalitatea comunicării și respectării „secretului profesional”.

Transmiterea entităților afiliate Operatorului a datelor referitoare la clienții LandMaris Prod&Cons este permisă, cu titlu de exemplu, în următoarele cazuri:

Atunci când interesele în joc sunt echilibrate: transmiterea este permisă, în scopul respectării prevederilor legate de combaterea spălării banilor, în ceea ce privește datele referitoare la „raportarea tranzacțiilor suspecte”. Pe cale de consecință, numai Angajații numiți pentru executarea măsurilor împotriva spălării banilor au dreptul de a transmite și a primi asemenea date personale.
Date anonime (de ex. în scopuri statistice sau în scopul analizei pieței).
Transmiterea datelor referitoare la clienți este permisă, cu titlu de exemplu, în următoarele cazuri:

Când există consimțământul expres al persoanelor vizate: consimțământul trebuie să fie specific și astfel, strict legat de obiectul pentru care respectiva transmitere este efectuată (ex. marketing). Pe cale de consecință, pentru ca, LandMaris Prod&Cons să se asigure că acceptul a fost acordat legitim de către client, este necesară verificarea conținutului notificării de informare trimise clientului și formularul de consimțământ aferent.
Cazurile care sunt echivalente consimțământului: (ex. încheierea unui contract, obligație legală, interes legitim al Operatorului).

5. Obligații specifice

Prelucrarea datelor cu caracter personal se face doar de către angajații Operatorului ce dețin competența necesară efectuări unei astfel de prelucrări. În situația în care angajatul nu cunoaște gradul său de acces la date confidențiale, se va putea adresa managerului de departament din care acesta face parte.

În vederea menținerii confidențialității adecvate a datelor cu caracter personal, Angajații sunt obligați să respecte restricțiile de procesare a datelor impuse de Operator prin Politica de securitate implementată, în funcție de categoria datelor și nivelul de acces.

LandMaris Prod&Cons utilizează măsuri corespunzătoare din punct de vedere administrativ, tehnic, fizic și de securitate, menite:

(i) să respecte cerințele legale și acordurile de muncă;
(ii) să protejeze datele cu caracter personal împotriva pierderilor, furtului, accesului neautorizat, utilizării sau modificării.

LandMaris Prod&Cons utilizează toate mijloacele necesare pentru a păstra datele personale corecte, complete și actualizate.

5.1. Drepturile persoanelor vizate

GDPR conferă persoanelor fizice, în principal, următoarele drepturi:

Dreptul de a fi informat;
Dreptul de acces;
Dreptul la rectificare;
Dreptul de ștergere;
Dreptul de a restricționa prelucrarea;
Dreptul la portabilitatea datelor;
Dreptul de a se opune;
Dreptul legate de luarea de decizii automatizate și de profilare.

5.2. Transferul

Modalitatea prin care LandMaris Prod&Cons transferă date cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul, respectiv toate operațiunile de transfer se vor face respectându-se legislația în vigoare.

5.3. Reținerea și ștergerea datelor personale

Reținerea/stocarea și ștergerea datelor cu caracter personal, în vederea asigurării confidenţialitătii datelor şi informaţiilor, precum şi pentru păstrarea în siguranţă a acestora, în cadrul activităţii curente executate de către angajaţi se va face cu respectarea dispozițiilor în vigoare.

5.4. Raportare și tratare incidente de securitate

În situația în care un angajat intră în contact cu o informație ce nu este destinată grupului de acces din care acesta face parte, informația parvenită acestuia având un nivel de securitate mai ridicat sau diferit față de cel la care angajatul este îndreptățit conform celor stabilite în Politica de confidențialitate, angajatul este obligat să procedeze de îndată la informarea Ofițerului responsabil de protecția datelor.

Angajații nu vor da curs niciunei solicitări de transmitere/diseminare a unor date cu caracter personal unor persoane care nu sunt angajate în cadrul LandMaris Prod&Cons. În situația în care solicitarea este efectuată de către o persoană vizată, angajatul va înainta această solicitare către persoanele competente din cadrul LandMaris Prod&Cons pentru a proceda la verificarea cererii transmise și la elaborarea răspunsului în conformitate cu normele Regulamentului.

Angajații nu vor da curs niciunei solicitări de transmitere/diseminare a datelor cu caracter personal către un alt / alți angajați, mai înainte de a se asigura că acesta face parte dintr-un grup cu un nivel de acces adecvat sau solicitarea acestuia este avizată de către Managerul departamentului din care face parte.

Notificarea în termen de 72 ore a Autorității de Supraveghere privind Protecția Datelor cu Caracter Personal și informarea persoanei vizate în cazul în care se produce o încălcare a securității datelor cu caracter personal, inclusiv activitățile ce trebuie desfășurate atunci când se produce un incident de securitate, respectiv, înregistrarea încălcărilor de securitate, întocmirea notificărilor și informărilor impuse de GDPR, stabilirea fluxului de parcurs în redactarea și difuzarea controlată a acestora către Autoritatea de supraveghere și persoanele vizate.

6. Reguli „clean desk”

Pentru a îmbunătăți securitatea și confidențialitatea informațiilor LandMaris Prod&Cons, a adoptat reguli „Clean Desk” pentru stațiile de lucru pentru computere și imprimante.

Acest lucru asigură că toate informațiile sensibile și confidențiale, fie că sunt pe hârtie, un dispozitiv de stocare sau un dispozitiv hardware, sunt blocate sau eliminate în mod corespunzător când o stație de lucru nu este utilizată. Aceste reguli vor reduce riscul accesului neautorizat, pierderii și deteriorării informațiilor în timpul și în afara orelor normale de funcționare sau atunci când stațiile de lucru sunt lăsate nesupravegheate. Regulile reprezintă un control important al securității și confidențialității și sunt necesare pentru respectarea GDPR.

Aceaste reguli se aplică tuturor personalului permanent, temporar și contractat care lucrează în cadrul LandMaris Prod&Cons.

6.1. Reguli

Ori de câte ori un birou nu este ocupat pentru o perioadă lungă de timp, se vor aplica următoarele reguli:

Toate documentele sensibile și confidențiale trebuie să fie scoase de pe birou și blocate într-un sertar sau dulap de depozitare. Acestea includ dispozitive de stocare în masă, cum ar fi CD-uri, DVD-uri și unități USB.
Toată hârtia de deșeuri care conține informații sensibile sau confidențiale trebuie plasate în cutiile confidențiale dedicate.
Stațiile de lucru pentru calculatoare trebuie să fie blocate atunci când biroul este neocupat și închis complet la sfârșitul zilei de lucru.
Laptopurile, tabletele și alte dispozitive hardware trebuie să fie scoase de pe birou și blocate într-un sertar sau dulap de depozitare.
Cheile pentru accesarea sertarelor sau a dulapurilor de depozitare nu trebuie lăsate nesupravegheate la un birou.
Imprimantele și faxurile trebuie tratate cu aceeași atenție, respectiv:

6.2. Conformitate

Această politică va fi monitorizată oficial de către autoritățile competente și poate include inspecții aleatorii și planificate.

6.3. Neconformitate

Orice angajat sau contractant care a constatat că a încălcat aceste reguli poate face obiectul unor măsuri disciplinare, până la încetarea contractului de muncă.

7. Reguli „bring your own device” (byod)

LandMaris Prod&Cons acordă angajaților dreptul de a utiliza smartphone-uri și tablete personale la locul de muncă. LandMaris Prod&Cons își rezervă dreptul de a revoca acest privilegiu dacă utilizatorii nu respectă politicile și procedurile LandMaris Prod&Cons.

Aceste reguli au rolul de a proteja securitatea și integritatea infrastructurii de date și tehnologii a LandMaris Prod&Cons. Excepții limitate de la aceste reguli pot apărea prin prisma variațiilor de dispozitive și de platforme.

Angajații trebuie să accepte termenii și condițiile stabilite în această politică pentru a putea conecta dispozitivele lor la rețeaua LandMaris Prod&Cons.

7.1. Utilizare acceptabilă

LandMaris Prod&Cons definește utilizarea acceptabilă a afacerii ca activități care susțin direct sau indirect activitatea Companiei. LandMaris Prod&Cons definește folosirea personală acceptabilă în timpul Companiei ca o comunicare personală rezonabilă și limitată, cum ar fi citirea.

Angajații sunt blocați de la accesarea anumitor site-uri în timpul orelor de lucru / în timp ce sunt conectați la rețeaua LandMaris Prod&Cons la discreția sa.

Dispozitivele nu pot fi utilizate în niciun moment pentru:

Angajații pot utiliza dispozitivul mobil pentru a accesa următoarele resurse deținute de LandMaris Prod&Cons: e-mail, calendare, contacte, documente etc.

LandMaris Prod&Cons are o politică de toleranță la zero pentru trimiterea mesajelor prin SMS sau trimitere prin e-mail în timp ce conduce și este permisă doar vorbirea fără mâini în timpul conducerii.

7.2. Dispozitive și suport

Sunt permise telefoanele inteligente, inclusiv telefoanele iPhone, Android și Windows.

Sunt permise tablete, inclusiv iPad și Android.

Problemele de conectivitate sunt soluționate de Serviciul extern IT angajații ar trebui să contacteze producătorul dispozitivului pentru probleme legate de sistemul de operare sau hardware.

Dispozitivele trebuie să fie prezentate IT pentru asigurarea corespunzătoare a locurilor de muncă și configurarea aplicațiilor standard, cum ar fi browserele, software-ul de productivitate a biroului și instrumentele de securitate, înainte de a putea accesa rețeaua.

7.3. Securitate

Pentru a preveni accesul neautorizat, dispozitivele trebuie să fie protejate prin parolă utilizând caracteristicile dispozitivului și este necesară o parolă puternică pentru a accesa rețeaua LandMaris Prod&Cons.
Politica puternică a parolei Companiei este: parolele trebuie să aibă cel puțin șase caractere și o combinație de litere mari, mici și cifre și simboluri. Parolele vor fi schimbate la fiecare 90 de zile, iar noua parolă nu poate fi una din cele 15 parole anterioare.

Dispozitivul trebuie să se blocheze cu o parolă sau un cod PIN dacă este inactiv timp de cinci minute.

După cinci încercări de conectare eșuate, dispozitivul se va bloca. Se va contacta Serviciul extern IT pentru a se redobândi accesul.

Este strict interzisă accesarea rețelelor rădăcină (Android) sau jailbroken (iOS).

Angajații sunt în mod automat împiedicați să descarce, să instaleze și să utilizeze orice aplicație care nu apare în lista de aplicații aprobate a LandMaris Prod&Cons.

Telefoanele inteligente și tabletele care nu se află pe lista de dispozitive acceptate ale LandMaris Prod&Cons nu au voie să se conecteze la rețea.

Smartphone-urile și tabletele aparținând angajaților care sunt numai pentru uz personal nu au voie să se conecteze la rețea.

Accesul angajaților la datele LandMaris Prod&Cons este limitat pe baza profilurilor utilizatorilor definite de IT și aplicate automat.

Dispozitivul angajatului poate fi șters de la distanță dacă:
1. dispozitivul este pierdut;
2. angajatul își încetează raporturile de muncă;
3. Serviciul extern IT detectează o încălcare a datelor sau a politicii, un virus sau o amenințare similară la adresa securității infrastructurii de date și tehnologii a LandMaris Prod&Cons.

7.4. Riscuri. Disclaimere

În timp ce Serviciul extern IT va lua toate măsurile de precauție pentru a preveni pierderea datelor personale ale angajatului în cazul în care trebuie să șteargă de la distanță un dispozitiv, este responsabilitatea angajatului de a lua măsuri de precauție suplimentare, cum ar fi copierea de rezervă a e-mail-urilor, a contactelor etc.

LandMaris Prod&Cons își rezervă dreptul de a deconecta dispozitivele sau de a dezactiva serviciile fără notificare.

Dispozitivele pierdute sau furate trebuie să fie raportate LandMaris Prod&Cons în termen de 24 de ore. Angajații sunt responsabili pentru notificarea imediată după pierderea unui dispozitiv.

Angajații trebuie să-și folosească dispozitivele în mod etic în orice moment și să respecte politica de utilizare acceptabilă a LandMaris Prod&Cons.

Angajații sunt responsabili personal pentru toate costurile asociate cu dispozitivul său.

Angajatul își asumă răspunderea deplină pentru riscuri, inclusiv, dar fără a se limita la pierderea parțială sau completă a datelor LandMaris Prod&Cons și a datelor personale din cauza unei erori de sistem de operare, erori, viruși, malware și/sau alte defecțiuni software sau hardware sau programare erorile care fac dispozitivul inutilizabil.

LandMaris Prod&Cons își rezervă dreptul de a lua măsuri disciplinare corespunzătoare până la încetarea contractului individual de muncă pentru nerespectarea acestor reguli.

8. Persoane împuternicite de operator

Parteneri contractuali/colaboratori ai Operatorului și ai entităților afiliate sau alte societăți ce oferă servicii complementare produselor și serviciilor Operatorului, precum:

entități care participă la negocierea, încheierea sau la aducerea la îndeplinire a contractelor (furnizori de servicii și bunuri, operatori IT, avocați și alți consultanți etc.);
entități care asigură buna funcționare a produselor și serviciilor Operatorului și a tuturor tranzacțiilor legate de produsele și serviciile acestuia;
entități care asigură securitatea și alte tipuri de protecție sistemelor informatice ale Operatorului și ale entităților afiliate care funcționează în România;
entități care cercetează nivelul calitativ pentru satisfacerea cerințelor clienților sau care asigură sau mijlocesc oferta de produse și servicii ale Operatorului;
societăți care imprimă, administrează și/sau transmit facturi/deconturi/notificări;
curieri;
furnizori de servicii de contact/call-center;
societăți de arhivare-stocare documente;
consultanți, contabili, auditori;
persoane către care au fost transferate drepturile și/sau obligațiile Operatorului;
entități care asigură colectarea creanțelor și/sau recuperarea bunurilor.

Datele transmise Destinatarilor vor fi adecvate, pertinente și neexcesive prin raportare la scopurile în care au fost colectate.

Pentru îndeplinirea obligațiilor și angajamentelor ce îi revin din contractele încheiate cu clienții săi, precum și pentru a asigura o prelucrare eficientă și profesionistă, Operatorul poate prelucra Datele cu caracter personal inclusiv prin terțe persoane, împuternicite în acest sens de către Operator, cu care va încheia contracte scrise în condițiile Regulamentului („Împuterniciții“).

Împuterniciții sunt obligați să respecte cerințele Operatorului pentru siguranța prelucrării și să ia măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru asigurarea protecției Datelor cu caracter personal.

Cu titlu exemplificativ, pot fi desemnate drept Împuterniciți următoarele categorii de persoane:

9. Măsuri preventive

Angajații înțeleg pericolul reprezentat de atacurile cibernetice sau cele de tip social (social engineering), precum și repercusiunile pe care aceste atacuri le pot avea asupra Operatorului, asupra angajaților acestuia sau a persoanelor vizate.

Pentru a se asigura un standard ridicat de securitate, Operatorul organizează cursuri de instruire cu privire la vulnerabilitățile datelor personale și măsurile preventive de securitate ce se adoptă în cazul atacurilor cibernetice.

Angajatul va fi informat cu privire la atacurile precum:

Phishing: prin care atacatorii utilizează e-mail-urile de tip spam pentru a direcționa victimele către site-uri web create de atacatori astfel încât datele personale să fie introduse pe acel site web;
Social engineering: manipularea rău-intenționată a anumitor persone prin care angajații sunt convinși să disemineze date cu caracter confidențial;
DNS poisoning: Otrăvirea cache este un atac în care datele corupte sunt inserate în baza de date cache a serverului de nume DNS (Domain Name System). Atacatorul intenționează să trimită răspunsuri duplicate de la un DNS impostor pentru a redirecționa un nume de domeniu la o nouă adresă IP. Noua adresă IP este cel mai probabil controlată de atacator și este utilizată pentru a răspândi viermii de calculator și alte programe malware.

Actualizat la data de 20.10.2020